Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden

1.  Offerte
   Voor iedere opdracht wordt, indien gewenst, een offerte samengesteld. Ook wordt vastgelegd hoe, wanneer en met wie de opdracht wordt uitgevoerd. Als van toepassing zal het offertebedrag zo veel mogelijk worden gespecificeerd en toegelicht. Offertes zijn vrijblijvend en twee maanden geldig. Als een klant akkoord gaat met een offerte dient deze de opdracht te bevestigen middels een antwoord via de mail met het offerteaanbod. Bij het accepteren van de offerte gaat de klant ook akkoord met deze algemene voorwaarden. Als in de offerte andere voorwaarden worden gesteld dan in deze algemene voorwaarden opgenomen dan vervallen de desbetreffende voorwaarden zoals in deze algemene voorwaarden opgenomen. Bij terugkerende opdrachten wordt de offerteprijs jaarlijks ±5% verhoogd. Dit is een correctie op o.a. inflatie en toenemende productiekosten.
2. Meerwerk
   Als een opdracht zodanig verandert dat het de in de offerte beschreven arbeid overstijgt dan is er sprake van meerwerk. Hiervoor kunnen de kosten in rekening worden gebracht. Mocht deze situatie zich voordoen dan zal Vidya Films de opdrachtgever tijdig inlichten.
3. Contactpersoon
   Voor iedere opdracht wijst de opdrachtgever één contactpersoon aan. Alle communicatie tussen Vidya Films en de opdrachtgever verloopt via deze persoon. De contactpersoon heeft de verantwoordelijkheid om uit naam van de opdrachtgever te handelen.
4. Montage
   Om de montage qua tijd en kosten efficiënt te laten verlopen wordt een 3-versie methode aangehouden:
   1. Versie 1: de ruwe montage. Deze eerste versie wordt zoveel mogelijk volgens het script gemaakt, maar is nog niet tot in detail afgewerkt. De klant krijgt deze versie te zien en geeft feedback over de structurele en inhoudelijke keuzes.
   2. Versie 2: de montage. Aan de hand van de feedback wordt en nieuwe versie gemonteerd. Deze versie is tot in detail afgewerkt. De klant krijgt deze versie te zien en kan de editor van feedback voorzien, ditmaal over de details (timing, kleurbewerking, titels, transities et cetera)
   3. Versie 3: final. De editor past de montage n.a.v. de feedback aan en de productie is klaar.

   Als na versie 3 nog verdere aanpassingen gewenst zijn, dan kan dit als meerwerk in rekening worden gebracht. Previews kunnen worden aangeleverd via diverse streaming platformen, eventueel beschermd met een wachtwoord.

5. Reis- en verblijfkosten
   Vermelde reiskosten in de offerte zijn indicatief. Bij de facturering worden de werkelijk gemaakte reiskosten in rekening gebracht.
   
6. Muziekrechten
   Vidya Films werkt met rechtenvrije muziek. Dit houdt in dat Vidya Films een licentie koopt die commercieel te gebruiken is voor de klant. Indien nodig kan Vidya Films na het afronden van de productie de benodigde documenten leveren voor zogeheten white listing.
7. Auteursrecht
   Alle door Vidya Films geproduceerde tekst, geluid en beeld (concepten, scripts, draaiboeken, videobeelden, foto’s, animaties, et cetera) vallen onder het auteursrecht en zijn auteursrechtelijk beschermd. Voor gebruik van auteursrechtelijk beschermd materiaal dient toestemming te worden verleend door de auteur.

8. Intellectueel eigendom
   Workflow, templates, designs, formulieren, setups, camera-instellingen en montagedocumenten zijn intellectueel eigendom van Vidya Films en worden niet beschikbaar gesteld.

9. Copyright
   Een klant krijgt het copyright op de door hem bestelde videoproductie, voor het in de offerte vastgelegde doel. Mocht een klant het copyright willen uitbreiden of fysieke kopieën willen maken, dan gaat dit in samenspraak met Vidya Films. Dit heeft ook te maken met eventuele rechten van derden op gebruikt muziek en beeldmateriaal.In geval van copyright schending is Vidya Films niet verantwoordelijk voor eventuele claims van derden.
10. Cameramateriaal
    Tenzij anders afgesproken wordt camera materiaal niet zonder meer beschikbaar gesteld. Het copyright op het camera materiaal ligt bij Vidya Films. Dit copyright is wel verhandelbaar in overleg. Tegen een vergoeding kan cameramateriaal door Vidya Films worden opgeslagen. Vidya Films is niet aansprakelijk voor verlies van het materiaal. Als er geen afspraken worden gemaakt over opslag dan zal Vidya Films naar eigen inzicht het materiaal bewaren of vernietigen.
11. Betaling
    De standaard betalingstermijn is 30 dagen na ontvangst van de factuur. Bij het niet tijdig betalen gelden de volgende termijnen en kosten:
    1. Eerste herinnering: 10 dagen, geen extra kosten
    2. Tweede herinnering: 10 dagen, 25 euro administratie kosten en wettelijk verplichte rente.
    3. Derde en laatste herinnering: incasso kosten en wettelijk verplichte rente.
12. Afzegging of annulering opdracht
    Vidya Films reserveert de met de opdrachtgever overeengekomen draaidag(en) vanaf het moment dat er een overeenkomst via de mail of telefoon heeft plaatsgevonden. Tot 48 uur voor de draaidag heeft de opdrachtgever het recht om kosteloos de opdracht te annuleren. Wanneer de opdracht bij minder dan 48 uur van tevoren wordt geannuleerd, zal 50% van de offerte worden gefactureerd. Wanneer de opdracht bij minder dan 24 uur van tevoren wordt geannuleerd zal 100% van de offerte worden gefactureerd.Vidya Films mag vrijblijvend opdrachten afzeggen of annuleren zonder daar een geldige reden voor te geven. In dit geval worden geen kosten gerekend aan de opdrachtgever.

13. Eigendomsvoorbehoud
    De opdrachtgever is pas eigenaar van de videoproductie als de betaling is ontvangen. Let op: ‘eigenaar’ betekent niet dat het auteursrecht en copyright ook bij de opdrachtgever liggen. Zie ‘9 copyright’.
    De opdrachtgever wordt alleen eigenaar van het in de offerte beschreven af te leveren product of dienst.
    

14. Zelfstandigheid
    Vidya Films voldoet aan alle voorwaarden van een zelfstandige onderneming
15. Aansprakelijkheid
    Vidya Films is aansprakelijk voor aantoonbare schade tot een maximum van het offertebedrag.

16. Privacy verklaring, data-opslag
    Wij gaan zorgvuldig om met de data van onze klanten. Wij bewaren alleen de gegevens die nodig zijn om prettig zaken met elkaar te doen. Gegevens en video-opnames worden niet doorverkocht. Videobestanden van lopende producties worden redundant lokaal en op een beveiligde backup-server opgeslagen. Videobestanden van afgeronde producties worden offline opgeslagen en op termijn eventueel verwijderd. Op verzoek kan alle data worden vernietigd.
    Laatste aanpassing 23 december 2023.